Ce billet fait partie d’une série consacrée aux outils de suivi de projet. Le cinquième et dernier outil que je présente s’appelle le "document de follow up". Issu de la méthodologie de gestion de projet mise au point par mon agence, Nurun, il est disponible en téléchargement à la fin du billet (merci à Nurun de m’avoir autorisé à diffuser ce document)

PRÉSENTATION

Le document de follow up est en quelque sorte un timesheet amélioré car il logue le temps passé pour chacune des tâches et permet de faire une évaluation du RAF (Reste A Faire), temps qui est nécessaire pour accomplir les différentes tâches et terminer ainsi le projet.

Le principe est simple : chaque tâche du projet est listée par le chef de projet et les éléments suivants doivent être renseignés :

• le temps prévisionnel (ou temps initial / planifié) : c’est le temps estimé (et vendu au client) pour réaliser la/les différentes tâches,
• le réalisé (ou temps passé) : la somme du temps passé à travailler…
• la réévaluation (ou le Reste A Faire – To Be Done) : c’est une requalification du temps prévisionnel. Cela correspond au temps nécessaire pour terminer la/les tâche(s). Idéalement, la réévaluation doit être identique (ou mieux, inférieure) au temps prévisionnel. Si elle est supérieure, cela veut dire qu’on a sous-estimé le temps nécessaire à l’accomplissement de la tâche ou que les ressources ont traîné pour la traiter.

A partir de ces 3 données, on peut calculer le % d’avancement du projet (=le temps passé divisé par le temps initial). Nous verrons plus loin qu’il y a toujours les données théoriques ET les données réelles à prendre en compte (que ce soit pour le Reste A Faire ou pour le % d’avancement du projet.)

CONTEXTE D'UTILISATION

Indispensable pour les gros projets (plus de 6 mois), le document de follow up est également adapté aux projets moyens (de 3 à 6 mois). mais peut être également utilisé pour les petits projets (inférieurs à 2 mois) Sans document de suivi des heures, difficile de dire avec exactitude où en est le projet, sur quelle tâche / partie l’équipe est en avance, en retard, combien d’heures de travail il reste à produire... Vous pouvez vous fier à votre expérience (et à votre petit doigt ;-) mais cela ne suffit pas, sauf pour les petits projets.

C’est le Chef de Projet qui est responsable de la bonne tenue de ce document mais il peut être complété directement par les ressources de l’équipe projet (flasheur, développeur, DA...) à condition que le Chef de Projet vérifie les données après saisie, évidemment. Sa fréquence de mise à jour varie en fonction du document : je propose le document en 2 versions, 1 avec une mise à jour hebdomadaire (v1) et l'autre avec une mise à jour quotidienne (v2).

CONTENU DU DOCUMENT

Il y a un certain nombre d’informations à renseigner avant le début du projet pour que les ressources puissent compléter le document :

Avant de démarrer le projet, il faut :

• préciser la date de démarrage du projet (qui va mettre automatiquement à jour toutes les autres dates)
• lister toutes les tâches du projet
• renseigner pour chacune d’entre-elles le temps prévisionnel (le temps prévu / vendu) pour réaliser la tâche. Cette donnée ne doit JAMAIS être modifiée par la suite. Elle sera réévaluée si besoin (grâce à la cellule "To Be Done" dans le doc v1 ou "Réévaluation" dans la v2)

Une fois le projet que le projet a démarré :

• les équipes doivent reporter au Chef de Projet le temps qu’ils ont passé sur chacune des tâches (le "Réalisé") avec les dates correspondantes,
• le Chef de Projet doit renseigner le RAF (Reste A Faire) qui est nécessaire pour savoir si on est "on track" ou pas

Petite note sur la différence entre RAF théorique et RAF réel :

Sur une tâche Créa initialement planifiée sur 80h (2 semaines), le DA a déjà passé 40h la 1ère semaine. Il a donc passé la moitié du temps qui était prévu et son RAF théorique est donc de 40h pour la 2nde semaine (80h - 40h) Mais le plus important n’est pas le RAF théorique, c’est le RAF réel (appelé aussi "Réévaluation") :

• si le DA est dans les temps et qu’il lui reste réellement 40h de travail pour terminer la tâche, alors RAF théorique et réel sont égaux. C’est parfait.
• s’il est en avance il aura besoin de moins de temps que prévu initialement. C’est encore mieux !
• par contre, s’il a pris du retard, il lui faudra plus que les 40h restantes. Il aura besoin par exemple de 50h. Le RAF réel est donc de 50h et non pas de 40h, et c’est cette donnée qui est importante car c’est celle qui correspond à la réalité. Au final, le DA aura donc dépassé de 10h le temps initialement prévu pour accomplir sa tâche.

C’est la justesse de cette réévaluation du RAF qui va faire que le dashboard sera utile au projet et on pourra ainsi comparer l’avancement réel VS l’avancement théorique.

DEUX VERSIONS DU DOCUMENT DE FOLLOW UP

Je propose ici 2 versions du document de follow up :

1. La version "officielle" de Nurun

Elle se renseigne semaine après semaine et ne fais pas la distinction entre les différents workstream (Créa, Intégration, Flash, Dev...) Toutes les tâches sont listées ensemble. Après avoir renseigné le réalisé (en cumulé depuis le début du projet) et le RAF, les cellules PLAN (= somme de Réalisé + RAF) et CONS (= Consommé ou % d’avancement théorique de la tâche) se colorent en vert si on respecte le temps prévisionnel, ou en rouge si l’on dépasse le temps initialement prévu. Ainsi, on peut voir semaine après semaine l’évolution du projet et on repère facilement les tâches qui posent (ou qui vont poser) problème.

2. Une seconde version également utilisée chez Nurun

Elle correspond à une saisie quotidienne des heures. Dans cette version, plus adaptée aux gros projets, on peut faire la distinction entre les workstream (Créa, Integration, Flash, IT...) car chaque workstream se trouve sur un onglet séparé. Ainsi, on peut les traiter de façon indépendante pour avoir un état d’avancement par workstream. Mais on peut également avoir un état d’avancement "global projet" : tous les éléments du 1er onglet se mettent à jour automatiquement en fonction des heures saisies dans chacun des autres onglets. C’est donc l’agrégation des temps des différents workstreams qui composent ce récapitulatif projet. Egalement, les changements de couleur des cellules sont utilisés :

• pour chaque workstream, dès que le temps réévalué est supérieur au temps initialement planifié, la cellule du réévalué se colore en rouge. Elle reprend sa couleur initiale si le chiffre redevient inférieur.
• sur le récap, si le % d’avancement réel est inférieur au % d’avancement théorique, la cellule du % d’avancement réel se colore en rouge pour indiquer le retard.

INTÉRET DE CE DOCUMENT

Quand il est bien renseigné, le document de follow up permet :

1. d’avoir un état d’avancement quantifié (et donc précis) du projet, et ce au global ou pour un ou plusieurs workstreams (Créa, Flash, Dev IT…)
2. de comparer les estimations initiales VS les réévaluations faites au fur et à mesure,
3. de donner de la visibilité au Client ET au Chef de Projet quand à la tenue du planning (permet de savoir si on est "on track"),
4. de rassurer le client lors des réunions de suivi de projet et de lui montrer que le planning est "under control",
5. d’identifier assez rapidement les tâches qui seront plus longues à achever que prévu,
6. et ainsi anticiper les dérapages, prévenir le client et proposer un plan d’action.

CONCLUSION

Tout l’enjeu du document de follow up réside donc dans la bonne estimation du RAF. Cette estimation doit se faire en fonction des ressources, de leurs compétences, de leur rapidité d’exécution, de la fiabilité de leurs estimations et de leur travail, de la complexité des tâches, de la longueur du travail à accomplir, des risques et aléas liés au projet...

La saisie des heures n’est pas un exercice stimulant intellectuellement parlant. Par contre, la prise en compte de tous ces facteurs pour renseigner le Reste A Faire fait que cela devient un challenge intéressant. Cela nous oblige à être sans cesse méfiant vis-à-vis du planning, à être proactif et à anticiper ainsi les risques de dérapage (Scott Berkun utilise l'expression "conduire devant l'avion").

Avec le document de follow up, l’équipe dispose d’un document qui reflète la réalité de l’état d’avancement d’un projet à date. On évite ainsi de naviguer à vue et cela permet de réellement "piloter le projet". C’est donc un document indispensable à tout Chef de Projet.

TÉLÉCHARGER LES 2 DOCUMENTS DE FOLLOW UP

Voici les 2 documents de follow up à télécharger au format Excel : la version hebdomadaire (v1) et la version quotidienne (v2) . Attention, il faut activer les macros pour utiliser convenablement le document de follow up.

Dernier billet de la série : "Les outils indispensables de la gestion de projet : Conclusion".