Ce billet fait partie d’une série consacrée aux outils de suivi de projet. Le quatrième outil que je présente s’appelle le "tableau de suivi de production". Issu de la méthodologie de gestion de projet mise au point par mon agence, Nurun, il est disponible en téléchargement à la fin du billet (merci à Nurun de m’avoir autorisé à diffuser ce document)

DÉFINITION ET CONTEXTE D’UTILISATION

Comme son nom l’indique, ce document offre un statut clair sur l’état général de la production à date. C’est une sorte de récapitulatif global dédiée à la production, car on y retrouve des informations spécifiques à chaque phase que je vais vous détailler plus loin dans ce billet.

Dans le terme "Suivi de Prod", 2 précisions s’imposent :

  • par "suivi", je fais référence au "statut" (en cours, non démarré, validé client...) Ce n’est pas une timesheet, je ne fais donc pas référence à un état d’avancement en heure ou en pourcentage
  • par "production", j’entends production au sens large (à la fois production graphique des templates, production graphique des contenus, intégration HTML, développements IT...)

Les informations clés sont donc les éléments à produire et le statut qui leur correspond à date. Ensuite, un certain nombre d’informations complémentaires sont à renseigner.

Le suivi de production se met en place juste avant le démarrage de la phase de production, une fois que tous les éléments à produire ont bien été identifiés (nombres de pages à designer, à intégrer, nombre d’animations à produire...)

C’est le Chef de Projet qui est responsable de ce document et une mise à jour 1 ou 2 fois par semaine peut suffire. Bien que plutôt destiné à un usage plutôt interne, ce document peut être envoyé par mail au client ou présenté lors d’une réunion hebdomadaire de suivi de projet, pour donner de la visibilité au client sur la production.

CONTENU DU DOCUMENT

Ce document propose un double affichage :

  1. un affichage micro dans la partie inférieure : c’est ici qu’il faut lister tous les éléments à produire et qu’il faudra mettre à jour les informations.
  2. un affichage récapitulatif macro situé dans la partie supérieure, qui précise le nombre d’éléments correspondant à chaque statut (N pages non démarrées, N pages en cours, X pages validées...) Tout se calcule automatiquement en fonction de ce que vous allez renseigner dans la partie inférieure.

Voici le détail des infos à renseigner / mettre à jour dans la partie inférieure (et ce, pour chacun des éléments à produire) :

  • ID (parce que ça fait sérieux et qu’on est quand même des informaticiens ;-)
  • Section ou Rubrique : pour vous permettre de trier plus facilement vos éléments à produire (à adapter selon votre projet)
  • Page : c’est ici que l’on renseigne le nom du fichier source (au format PSD, HTML...) Il est important de pré-renseigner ces cellules AVANT que les créas ne commencent à travailler. On évite ainsi les fichiers à la "nomenclature exotique" du type "tests.psd" (y a-t-il des créas dans la salle ? ;-))
  • Version : elle apporte des précisions quant à l'information précédente. Indiquer la version de l'élément est donc très important pour s’y retrouver parmi tous les tests qui auront été faits par l’équipe
  • Type : cette info varie en fonction de la phase de prod. dans laquelle on se trouve (c’est donc à modifier selon votre projet)
    • pour la production graphique, on parlera par exemple de "page principale" ou de "déclinaison",
    • pour la production de contenus, on parlera d’animation, de texte, de vidéo ou d’ambiance sonore...
    • etc...
  • Log Date : correspond à la date de mise à jour de la ligne
  • Statut : c’est l’information la plus importante du tableau car c’est celle qui est affichée de façon synthétique dans la partie supérieure (à modifier selon votre projet et à plus ou moins détailler en fonction de votre niveau de précision)
  • Une série de dates à renseigner plus ou moins précisément selon vos besoins :
    • Date de début et Date de fin de la Production avec, à chaque fois, 2 dates (date planifiée et date réelle)
    • Date de validation interne : date à laquelle le DA / Directeur de Création a donné son accord pour présentation au client
    • Dates de validation du client : c’est la 2nde information la plus importante du document. Idem, 2 dates à chaque fois (date planifiée et date réelle)
  • Commentaires et/ou Réserves (si elles existent)

Evidemment, on liste toutes les pages à produire une seule fois au début, puis on se contente de mettre à jour les statuts, les dates et les versions au fur et à mesure. Enfin, les variables (type, statut et section) sont à adapter une seule fois à votre projet et se trouvent à la fin du document, dans un encadré jaune. Elles sont reprises ensuite dans le document, notamment dans la partie récapitulative au début du fichier.

INTÉRÊTS DE CE DOCUMENT

Avoir un tel document à jour est intéressant pour les 2 parties :

1. Pour l’agence :

  • il offre un statut clair et accessible à tous, et ce, pour chacun des éléments à produire et donne un aperçu de tout le travail qu’il reste à produire
  • il contient des informations importantes pour l’équipe créa (validations du client, réserves à traiter...) et pour le Chef de Projet (dates réelles de 1ère présentation au client, date de validation client...)
  • il permet de définir en amont la nomenclature à utiliser pour les fichiers sources (pour éviter de se retrouver avec des "tests.psd" par exemple ;-))
  • enfin, s’il est correctement renseigné, il contient les bonnes versions des fichiers sources qui sont en cours / validés

2. Pour le client :

  • le client peut voir quelles pages sont en attente de validation de son côté,
  • il lui permet de voir quelles pages comprennent des réserves,
  • Même si l’avancement n’est pas indiqué en heures ou en %, c’est quand même un indicateur quand à l’évolution de la production

PETIT CONSEIL

En fonction de votre projet, ce document Excel peut être dupliqué et utilisé pour d’autres phases liées à la production. Un seul fichier peut contenir plusieurs onglets ayant chacun ses propres particularités liées à chaque phase (statuts qui varient, types de dates qui diffèrent...) Ainsi, l’exemple proposé en téléchargement comporte :

  • 1 onglet pour la phase de création graphique des templates,
  • 1 onglet pour la phase d’intégration HTML avec les dates des tests d’intégration,
  • 1 onglet pour la phase de développement IT avec les dates des UAT (User Acceptance Tests)
  • etc...

CONCLUSION

A première vue, ce document peut paraître fastidieux à renseigner. Mais vous pouvez l'adapter à votre projet en allégeant, par exemple, le nombre de dates à renseigner ou la granularité des statuts... Si vous prenez le temps de le compléter consciencieusement, vous aurez une bonne vision du travail qu'il reste à produire et vous aurez également tout l’historique de la phase de production sur 1 seul document !

Enfin, ce tableau de suivi devient très vite indispensable lorsque vous avez un certain nombre d'éléments à produire, que ce soient des pages, des animations, des templates HTML à intégrer...

TÉLÉCHARGER LE TABLEAU DE SUIVI DE PROD

Voici un tableau de "Suivi de Production" à télécharger au format Excel.

Afin d’illustrer son utilisation multiple, cet exemple comprend les 3 onglets décrits dans le paragraphe "petit conseil" Ce document n’est pas vierge, son contenu est totalement fictif mais cela permet de mieux appréhender le document.

Prochain billet de la série :
"Les outils indispensables de la gestion de projet (5/5) : le document de Follow Up".