Ce billet fait partie d’une série consacrée aux outils de suivi de projet. Le second outil que je présente, bien connu des chefs de projet, est le Compte Rendu de Réunion. Issu de la méthodologie de gestion de projet mise au point par mon agence, Nurun, il est disponible en téléchargement à la fin du billet (merci à Nurun de m’avoir autorisé à diffuser ce document)

DÉFINITION

Qui dit "réunion" dit "compte-rendu de réunion", tous les Chefs de Projet le savent bien. Le Compte-Rendu de Réunion (que j’appellerai CRR) est le résumé des discussions relatives à une assemblée ou une réunion, qui comprend également les décisions prises et les actions à mettre en œuvre.

Généralement, un CRR est précédé par l’envoi d’un ODJ (Ordre Du Jour). L’ODJ est envoyé aux participants et leur permet de préparer la réunion en amont et de ne pas découvrir les sujets pendant la réunion.

Après la réunion, il faut rédiger le CRR et le diffuser rapidement à tous les participants et ceux qui sont concernés (même s’ils étaient absents). La rédaction du document, pas très gratifiante mais ô combien indispensable, incombe généralement au Chef de Projet ou à son assistant s’il en a un (généralement un stagiaire ;-)

A QUOI SERT CE DOCUMENT ?

Combien de fois vous êtes-vous retrouvés dans la situation suivante avec le client :

Le client : "Il manque 4 pages dans votre livraison. Vous vous souvenez, nous avions dit lors d’une réunion il y a environ 2 mois qu’elles seraient prêtes pour le lancement du site. Où sont-elles ?"
L’agence : "Non non, je me souviens très bien, nous avions dit que 2 seraient prêtes pour le lancement et les 2 autres seraient lancées en v2."
Le client : "Vous vous trompez, je suis désolé. Je n’ai pas souvenir de cette décision, ce n’est pas ce que nous avions dit..."

Vous avez connu cela ? Et bien ce document sert essentiellement à éviter cela ! Et plus sérieusement, il permet :

  • de reformuler les discussions / les décisions et éviter ainsi les incompréhensions,
  • de fournir à tous les participants le même niveau d’information,
  • de valider de façon formelle un certain nombre de choses,
  • de conserver un historique des discussions, des décisions et des actions qui ont été mises en place,
  • d’attribuer à chacun des actions à mettre en Å“uvre avec des deadlines associées,
  • et en cas de changement d’interlocuteur, c’est un document très utile pour aider le nouvel interlocuteur à "prendre le train en marche"

LES ÉLÉMENTS ESSENTIELS D'UN CRR

En plus des éléments basiques (date, heure, liste des participants...), tout compte-rendu doit contenir les éléments suivants :

  • des constatations : l’exposition des faits, d’une situation, etc… par l’une ou les l’autre des parties, ou les 2.
  • des informations : cela correspond soit à la retranscription synthétique des discussions qui se déroulent pendant la réunion, soit à une information fournie par l’une des parties.
  • des recommandations / des propositions : c’est un conseil (une « reco ») que donne généralement l’agence. Mais on peut aussi faire une proposition lorsque la personne concernée par cette proposition n’est pas présente à la réunion.
  • des décisions : elles sont prises de façon unilatérale bien souvent après une recommandation ou une constatation importante,
  • des tâches / des actions à mettre en Å“uvre: qui doivent être assignées à une ou plusieurs personnes et accompagnées d’une date butoir.

STRUCTURATION DU DOCUMENT

Un CRR peut se faire de façon littéraire (un exemple ici) ou en utilisant la méthode par "action items". C’est cette méthode que je vais détailler ici car elle a l’avantage d’être très structurée, adaptable à chaque type de réunion et très lisible.

On distingue 4 grandes parties :

1. LES INFORMATIONS BASIQUES

Ce sont la date, le lieu et l’heure et la durée de la réunion, les participants, un rappel de l’ODJ, l’auteur... Ce sont les informations indispensables pour replacer la réunion dans son contexte.

2. LES SUJETS ABORDÉS ET LES DISCUSSIONS

Cette partie peut être très longue et pas forcément très bien retranscrite quand elle la méthode "littéraire" est utilisée. Au contraire, le format par liste d’item permet :

  • d’utiliser un numéro unique pour identifier plus distinctement chacune des discussions,
  • de typer les discussions : c’est ici que l’on retrouve les Constatations, les Recommandations, les Décisions... En typant les discussions, on propose une lecture plus simple du document.
  • de notifier les personnes qui sont liées à chaque discussion et ce, en utilisant des acronymes (ainsi, Eric DI POL devient EDI)
  • de regrouper les discussions sous des sujets (ici "graphic design") si nécessaire.

3. LES ACTIONS QUI EN DÉCOULENT

Après avoir noté les discussions, les propositions et les décisions qui ont été prises, il est primordial de noter les actions à mettre en œuvre (les "next steps"). Les actions étant le résultat qui est attendu pour la suite du projet, elles sont notées à part dans le CRR pour être mieux identifiées.

Les actions sont notées ainsi :

  • Référence au sujet correspondant (ex : action conséquente au sujet n°3 du CRR),
  • Description de la tâche à accomplir,
  • Personne ayant la responsabilité de mener à bien cette tâche,
  • Statut (en cours / non démarré),
  • Date butoir pour mettre en Å“uvre cette action.

4. LA PROCHAINE RÉUNION

Valable uniquement si la date et l’objet sont déjà connus et définitifs. On détaille alors la date, l'heure et le lieu du RDV, la liste des participants et le sujet qui sera abordé.

CONCLUSION

Le CRR utilisant la liste d’items nécessite une petite gymnastique intellectuelle dans sa rédaction car il faut bien structurer les informations et non les retranscrire "à la volée". Mais le CRR étant certainement le document que côtoient le plus souvent les Chefs de Projet, il est primordial de trouver un format qui soit adapté et pratique à utiliser. Et le format par "Action Items" que je viens de présenter permet de s'adapter (je trouve) à tous types de réunions.

TELECHARGER UN COMPTE-RENDU DE REUNION

Voici un "CRR par action items" à télécharger au format Word. Il n’est pas vierge, son contenu est totalement fictif mais cela permet de mieux appréhender le document.

Prochain billet de la série :
"Les outils indispensables de la gestion de projet (3/5) : le formulaire de Change Request"