Ce billet fait partie d’une série consacrée aux outils de suivi de projet. Le premier outil que je présente s’appelle le "Flash Report". Issu de la méthodologie de gestion de projet mise au point par mon agence, Nurun, il est disponible en téléchargement à la fin du billet (merci à Nurun de m’avoir autorisé à diffuser ce document)

Dans le développement d’un projet, il est primordial de communiquer régulièrement avec le client sur l’avancement du projet. Pour l’informer et lui donner de la visibilité, pour le rassurer, mais aussi pour l’alerter sur les risques et les points critiques. Les réunions n’étant pas suffisantes, un document de suivi est nécessaire. C’est là qu’entre en jeu le "Flash Report".

DEFINITION

Comme son nom l’indique, le "Flash Report" est un document bref dont l’objectif est de fournir une vision macro et synthétique du projet à date. Généralement hebdomadaire, il concerne le travail réalisé la semaine écoulée. Il est donc rédigé le Lundi de la semaine suivante par le Chef de Projet, et est envoyé aux personnes ayant un rôle décisionnaire côté Client.

A QUOI SERT CE DOCUMENT ?

Le "Flash Report" permet :

  • de donner un statut clair et à date sur le projet,
  • de communiquer avec le client sur les informations importantes,
  • de lever des alertes et anticiper les éventuels dérapages,
  • au client de prendre les décisions qui s’imposent une fois qu'elles ont été levées en alerte.

En bref, quiconque arrive sur le projet et qui lit ce document doit avoir une bonne vision d’avancement du projet.

CONTENU DU DOCUMENT

Vous avez peut être déjà vu ce genre de document mais intitulé autrement (comme "Weekly Status Report" par exemple). Peu importe son nom, ce qui compte c’est que le contenu du "Flash Report" soit à peu de choses près le même, à savoir :

  • un aperçu général du projet au travers d’indicateurs clés
  • les tâches réalisées et les décisions importantes (de la semaine passée)
  • les points à discuter, les risques liés au projet et les prochaines réunions (pour la ou les semaines à venir)
  • les actions importantes à venir.

1. L'APERCU GENERAL DU PROJET

Chacun des composants du projet (périmètre, planning, ressources, budget et technologie) est coloré en fonction de son statut :

  • vert : aucune remarque particulière, tout est sous contrôle,
  • orange : une alerte est émise, des solutions sont identifiées et des actions correctives sont en cours,
  • rouge : point critique pour le projet – intervention nécessaire du comité de pilotage.

Evidemment, cette partie doit être en corrélation avec ce qui est décrit dans les parties suivantes ;-)

2. LES TACHES RÉALISÉES ET LES DÉCISIONS IMPORTANTES

Les macro taches de la semaine passée sont décrites en précisant le type de tâche ((Project Management, Graphic Design, MeeTing...) et les ressources concernées. Egalement, quand il y a des décisions importantes qui sont prises par le client ou conjointement par l’agence et le client, il est important de les noter préciser ainsi que la date de cette décision.

3. LES POINTS A DISCUTER, LES RISQUES ET LES PROCHAINES RÉUNIONS

C’est la partie qui peut déplaire au client car c’est là que sont listés :

  • les points épineux (documents en attente de validation client, changement de brief, modification du périmètre...)
  • les risques (décalage planning, coût supplémentaires liés aux potentiels changements de pérmiètre...)
  • les prochaines réunions

4. LES ACTIONS IMPORTANTES A METTRE EN OEUVRE

Cette rubrique permet de donner de la visibilité au client sur les actions principales à venir sur les prochaines semaines. En plus de les typer, on y adjoint un statut : IP (In Progress) ou NO (Not Open) ainsi qu’une date planifiée ("due date")

PETITS CONSEILS PRATIQUES...

...Pour rédiger un bon "Flash Report" :

  • ne pas entrer dans le détail, garder une vue macro et pertinente
  • 3 ou 4 pages maximum pour la longueur du document,
  • privilégier les "bullet points" et ne pas être trop verbieux,
  • aller "straight to the point",
  • utiliser les acronymes pour les noms des personnes (ex : Eric DI POL = EDI),
  • enfin, pour les très gros projets, il peut être envisagé de splitter le Flash Report en 2 (1 Flash Report UX et 1 Flash Report IT)

CONCLUSION

Le "Flash Report" est un des outils indispensables de suivi de projet. Pour le rédiger, vous devrez "sortir la tête du guidon" et avoir un certain recul vis-à-vis du projet, ce qui est très important pour le pilotage d’un projet.

TELECHARGER UN FLASH REPORT

Voici un "Flash Report" à télécharger au format Word. Il n’est pas vierge, son contenu est totalement fictif mais cela permet de mieux appréhender le document.

Prochain billet de la série :
"Les outils indispensables de la gestion de projet (2/5) : le Compte-Rendu de Réunion"